FRUSTRERT: Monica Engstrøm er overlege ved bryst- og endokrinkirurgisk avdeling på St. Olavs hospital. Hun er frustrert over mengden feilmeldinger i Helseplattformen. Her avbildet i fakkeltoget arrangert i forbindelse med at det var ett år siden St. Olavs tok i bruk journalsystemet.
FRUSTRERT: Monica Engstrøm er overlege ved bryst- og endokrinkirurgisk avdeling på St. Olavs hospital. Hun er frustrert over mengden feilmeldinger i Helseplattformen. Her avbildet i fakkeltoget arrangert i forbindelse med at det var ett år siden St. Olavs tok i bruk journalsystemet.

– Mengden feilmeldinger kan sløve en og føre til at alvorlige feil ikke fanges opp

Overlege ved St. Olavs sier uforklarlige og meningsløse meldinger er årsak til stor frustrasjon for helsepersonellet ved sykehuset. Dagens Medisin har fått skjermdumper av en rekke feilmeldinger. 

Publisert Sist oppdatert

I november 2023 var det ett år siden St. Olavs hospital gikk live med journalsystemet Helseplattformen. Opplæring i systemet var i gang i februar 2022.

–  Det blir en voldsom irritasjon og tidstyv, å måtte bruke tid på å lese feilmeldinger som ikke gir mening. Det kjenner vi på kroppen hver eneste dag, sier Monica Engstrøm, overlege ved bryst- og endokrinkirurgisk avdeling på St. Olavs hospital. 

Etter ett år med nytt journalsystem har problemer stått i kø for sykehuset: manglende oversikt over fristbrudd, økonomisk uføre og ikke minst redusert effektivitet.

Dagens Medisin har fått tilsendt bilder, fra journalsystemet fra helsepersonell som ikke ønsker å stå frem med navn, som illustrerer noe av grunnen til at journalsystemet er tidkrevende å jobbe i, se bilde galleri nedenfor.

Monica Engstrøm kommenterer bildene, men har ikke tatt dem selv. Derfor vet hun heller ikke i hvilken situasjon de har kommet opp i. Hun kommenterer kun ut ifra det hun tror er situasjon og kontekst.

– Denne meldingen er bare meningsløs og blir støy, kommenterer Engstrøm.
– Denne meldingen er bare meningsløs og blir støy, kommenterer Engstrøm.
– Smarttekst skal gjøre registrering enklere. Det fungerer fint med én enkel sak, da kan man klikke på koden. Men er det mer enn ett element er det tungvint. Her ser det ut som at noen vil slette smarttekst, men får ikke lov til å gå videre før man har tatt stilling til smartteksten, kommenterer Engstrøm.
– Smarttekst skal gjøre registrering enklere. Det fungerer fint med én enkel sak, da kan man klikke på koden. Men er det mer enn ett element er det tungvint. Her ser det ut som at noen vil slette smarttekst, men får ikke lov til å gå videre før man har tatt stilling til smartteksten, kommenterer Engstrøm.
Bildet viser hvordan man kan legge inn høyde i journalsystemet.
Bildet viser hvordan man kan legge inn høyde i journalsystemet.
– Her ser det ut som noen har noen prøvd å bestille traume-CT og fått opp en feilmelding som man må forbi. Kommer man ikke gjennom og får bestilt kan det potensielt være farlig, kommenterer Engstrøm. Siri Berg, konstituert administrerende direktør i Helseplattformen AS sier at meldingen ikke gjelder en bestilling, men en avbestilling av en allerede bestilt og planlagt undersøkelse. – Om pasienten allerede er planlagt for undersøkelsen, må man som bruk av tidligere system, ringe radiologisk avdeling og si at man likevel ikke ønsker denne undersøkelsen. Dette er altså ikke en potensielt farlig situasjon, sier Berg.
– Her ser det ut som noen har noen prøvd å bestille traume-CT og fått opp en feilmelding som man må forbi. Kommer man ikke gjennom og får bestilt kan det potensielt være farlig, kommenterer Engstrøm. Siri Berg, konstituert administrerende direktør i Helseplattformen AS sier at meldingen ikke gjelder en bestilling, men en avbestilling av en allerede bestilt og planlagt undersøkelse. – Om pasienten allerede er planlagt for undersøkelsen, må man som bruk av tidligere system, ringe radiologisk avdeling og si at man likevel ikke ønsker denne undersøkelsen. Dette er altså ikke en potensielt farlig situasjon, sier Berg.
– Bildet illustrerer at hvis jeg vil gjøre noe annet enn i «rommet jeg er i», hvis jeg vil ha internt tilsyn av hjertelege får jeg ikke gjort det i systemet fordi pasienten er plassert på poliklinikk og ikke innlagt. Kanskje finnes det en vei rundt det, den kan jeg ikke. Jeg kan ringe, men da blir det ikke dokumentert i systemet, kommenterer Engstrøm.
– Bildet illustrerer at hvis jeg vil gjøre noe annet enn i «rommet jeg er i», hvis jeg vil ha internt tilsyn av hjertelege får jeg ikke gjort det i systemet fordi pasienten er plassert på poliklinikk og ikke innlagt. Kanskje finnes det en vei rundt det, den kan jeg ikke. Jeg kan ringe, men da blir det ikke dokumentert i systemet, kommenterer Engstrøm.
– Her er man i «feil rom», det man skal gjøre er i et annet «rom» i systemet i forhold til hvor pasient er plassert i systemet, kommenterer Engstrøm.
– Her er man i «feil rom», det man skal gjøre er i et annet «rom» i systemet i forhold til hvor pasient er plassert i systemet, kommenterer Engstrøm.
– Dette er bare rart og en unødvendig melding å få opp. Det ser til og med ut som man ikke har tatt seg bryet med å oversette. En del slike meldinger filtrerer man bare vekk og signerer ut for å komme videre, kommenterer Engstrøm.
– Dette er bare rart og en unødvendig melding å få opp. Det ser til og med ut som man ikke har tatt seg bryet med å oversette. En del slike meldinger filtrerer man bare vekk og signerer ut for å komme videre, kommenterer Engstrøm.
– Her er det snakk om at pasienten er i «feil rom» slik at man får ikke gjort det man skal. Men det kommer ingen instruks om hva man skal gjøre for å komme videre, kommenterer Engstrøm.
– Her er det snakk om at pasienten er i «feil rom» slik at man får ikke gjort det man skal. Men det kommer ingen instruks om hva man skal gjøre for å komme videre, kommenterer Engstrøm.
– Hvis man skal registrere en ny henvisning kommer forrige henvisning opp og blir gjeldende. Noe som resulterer i rot med datoer. Det er noe av utfordringen med å få oversikt over ventelister. I dette tilfellet må det være merkantilt som har fått opp meldingen, kommenterer Engstrøm.
– Hvis man skal registrere en ny henvisning kommer forrige henvisning opp og blir gjeldende. Noe som resulterer i rot med datoer. Det er noe av utfordringen med å få oversikt over ventelister. I dette tilfellet må det være merkantilt som har fått opp meldingen, kommenterer Engstrøm.
– Nok en feilmelding man bare må klikke gjennom for å komme videre og gjøre det man skal, kommenterer Engstrøm.
– Nok en feilmelding man bare må klikke gjennom for å komme videre og gjøre det man skal, kommenterer Engstrøm.

– Mengden feilmeldinger sløver en

– Bildene representerer ikke elementer som er direkte farlig. Men det er meldinger om et dysfunksjonelt system og støy som stjeler oppmerksomheten og gjør oss ukonsentrert. Dét er farlig. Mengden feilmeldinger helsepersonell må klikke seg gjennom sløver en og kan resultere i at man ikke fanger opp alvorlige feil fordi man er så vant til å signere seg ut av feil og unødvendige meldinger, sier Engstrøm.

Overlegen mener at en stor del av problemet er at journalsystemet er tidkrevende, man må klikke seg gjennom det hun beskriver som meningsløse meldinger og sjekke at ting blir riktig.

– På sikt blir den type støy farlig.

– Nå er det to år siden vi startet med opplæringen. Den var uten feilmeldinger, og selv da var det det tungvint system og en tidstyv. Vår første bekymringsmelding gikk på at systemet medfører en nedsatt effektivitet. At helsepersonell må bruke mer tid foran pc enn med pasient utgjør en risiko fordi pasienter må vente lenger, sier Engstrøm.

Enig i at ikke alle varsler er intuitive

Dagens Medisin har spurt Helseplattformen AS om kommentar til bildene av feilmeldingene. Siri Berg, konstituert administrerende direktør i Helseplattformen AS, sier i en e-post at det er vanskelig å kommentere bildene uten å vite kontekst eller hvilken yrkesgruppe som har fått varslene.

– Generelt er det et godt poeng at ikke alle varsler er intuitive for sluttbruker, dette jobber vi kontinuerlig med. Denne type varsler skal veilede sluttbruker til å utføre riktig arbeidsflyt. Hva som oppleves som nyttige varsler kan variere en god del, det kan for eksempel handle om både erfaring og type arbeidsoppgaver.

Berg skriver at Helseplattformen AS ser at enkelte oversettelser ikke er gode nok.

– Dette har vi tett dialog med Epic om. Helseplattformen AS erkjenner at det har tatt for lang tid å forbedre dette.

Tidstyv

Monica Engstrøm viser til at det i starten ble beskrevet at det var en del plunder og heft med systemet og vist til brukerfeil.

– Disse meldingene er det, plunder og heft. Den tungvinte oppbyggingen gjør «brukerfeil» er mulig.

Hun påpeker at når man jobber i systemet, er det en stor frustrasjon å få uforklarlige meldinger som kan forvirre og bli forstyrrende.

– Jeg kan ikke IT, men de jeg har snakket med som sier de kan det forteller at dette er på et så grunnleggende nivå at det vil man ikke få bukt med uansett hvor brukervennlig man ønsker å gjøre systemet.

Overlegen forteller også om utfordringen det er å skulle registrere riktig i systemet, og at man ikke nødvendigvis får opp varsel når noe ikke registreres rett.

Registrering ble slettet

Ved ett tilfelle tok kolleger av Engstrøm imot en pasient for utredning. Da de tenkte at pasienten kanskje har kreft og ville registrere utredning og videre pakkeforløp forsvant registreringen i systemet.

– Det var fordi pasienten opprinnelig var registrert uten pakkeforløp, da gikk det ikke an å endre underveis. Men det kom ikke opp melding eller beskjed om at det ikke gikk, registreringen ble bare slettet.

– Det er som henvisningsmeldinger, hvis noe er feil med den får man ikke beskjed fra systemet, det er farlig.

Mener systemet ikke har bedret samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten

Helse Midt Norge er nasjonal pilot for visjonen «én innbygger – én journal», som skal gi bedre samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjeneste. Journalsystemet Helseplattformen er et verktøy for å oppnå det.

– På denne avdelingen har vi ikke opplevd at systemet har gitt bedre samhandling. Vi har hatt sykehjemspasient her til operasjon, det var ikke uten utfordringer på grunn av systemet.

Engstrøm forteller at pasienten, fordi sykepleier fra sykehjem ikke hadde klikket riktig i systemet, måtte registreres som i permisjon fra sykehjemmet for å kunne skrives inn til kirurgisk prosedyre, hvis ikke hadde man ikke fått til å registrere riktig.

– Vi har også hatt en pasient til operasjon. Ingen rørte legemiddellisten under oppholdet. Men da pasienten var tilbake på sykehjem var alle legemidler registrert som seponert. Det var kun en våken sykepleier som kjente pasienten som fikk hindret at det gikk galt.

Bakgrunnen for at noen er fornøyde mens andre er frustrerte tror Engstrøm handler om at ikke alle må forholde seg til «flere rom» i systemet.

– Vi må for eksempel forholde oss til prepoliklinisk, operasjon, recovery og sengepost, som alle har egne «rom». Overføring av pasient fra ett rom til et annet er det risiko tilknyttet. Informasjon kan forsvinne, og alle legemidler kan bli seponert. Avhengig av hvor pasienten er i forløpet er det en automatisk seponeringsfunksjon. Spesielt knyttet til blodfortynnende medisiner er det et problem, det nulles ved operasjon. Man risikerer at det fjernes uten at noen har tatt stilling til det.

– Ikke konsekvente meldinger begrunnet i medisin

Hun forteller at hun skulle skrive ut antibiotika til en pasient som går på blodfortynnende medisin. Da fikk Engstrøm først opp varsel om at effekten av blodfortynnende kunne gå ned som konsekvens, og så en melding om at effekten av blodfortynnende kunne gå opp som konsekvens.

– Det illustrerer at det ikke er konsekvente meldinger eller begrunnet i medisin. Det er autovarsel som blir støy.

Hun beskriver at med strukturert journal, som Helseplattformen, vil gammel informasjon dukke opp når en pasient kommer inn til ny time. Hvis en pasient må inn til flere operasjoner, vil forrige times forberedelse være i registreringsfeltet når man åpner det.

– Det kan være farlig hvis sykepleier tror at da er forberedelser gjort. Man må faktisk slette det som er der for å gjøre det man skal. Og det er jo meningsløst, man må jo alltid ta stilling til ting på nytt, man kan ikke bare se på gammel tekst.

Ser behovet for vedlikehold og tilpasning av varsler

Henriette Fagertun, fagleder medisin i Helseplattformen AS sier til Dagens Medisin at det er behov for vedlikehold og tilpasning av varsler.

– Interaksjonsvarsler for legemidler er hentet fra den nasjonale interaksjonsdatabasen. For noen legemiddelkombinasjoner kan man oppleve flere tilsynelatende motstridende varsel, eksempelvis når det eksisterer både farmakodynamiske og farmakokinetiske interaksjoner. Enkelte blodfortynnende medisiner kan få slike interaksjonsvarsler.

Fagertun opplyser om at andre typer legemiddelvarsler i løsningen, som duplikater og maksdoser, er gjennomgått sammen med fageksperter for å sikre at de er klinisk relevante og intuitive, både i forkant og etterkant av produksjonssetting ved St. Olavs hospital.

– Systemet legger opp til en automatisk nulling av enkelte legemidler i forbindelse med operasjon, men ingen legemidler seponeres automatisk. Hvilke legemidler som settes på automatisk nulling under operasjon, er gjennomgått og besluttet i samråd med fageksperter. 

Dagens Medisin og Norsk helseinformatikk (NHI) er organisert under samme administrative ledelse. NHI har inngått en avtale med Helseplattformen om levering av norsk elektronisk legehåndbok (NEL) til alle brukere av Helseplattformen.

Powered by Labrador CMS